Plánovanie v organizácií

Plánovanie

• tvorí základnú funkciu manažmentu podniku od ktorej do veľkej miery závisí účinnosť celého komplexu riadiacich činností. Hlavnou úlohou plánovania je stanovenie poslania a cieľov podniku, stanovenie prostriedkov a ciest, ktorými sa vytýčené ciele podniku budú realizovať. Okrem tohto samotné plánovanie plní aj nezanedbateľné úlohy v oblasti motivácie manažérov i výkonných pracovníkov, keď parametre plánu sa stávajú métou ľudských zdrojov na rôznych stupňoch riadenia.
• Plánovanie je prvá a najdôležitejšia funkcia manažmentu. Ak sa má firma udržať a rásť, musí viac či menej intenzívne uplatňovať plánovanie.
• Plánovanie je východiskovou a najdôležitejšou funkciou v riadení. Pomocou plánovania sa určuje cieľ organizácie, stanovujú sa cesty ako ciele v stanovenom čase a na požadovanej úrovni dosiahnuť. Plánovanie je proces. Plánovanie sa môže interpretovať ako proces prijímania rozhodnutí. Plánovanie úzko súvisí s informáciami. Východiskom plánovania sú informácie, ktoré predstavujú informačné vstupy plánovacieho procesu: informácie z okolia a interné informácie. Produktom, t.j. výstupom procesu plánovania je sústava plánov, ktoré sa odlišujú dĺžkou plánovacieho obdobia, rozsahom a stupňom podrobnosti spracovania. V organizáciách prebieha veľké množstvo plánovacích procesov, v rámci ktorých vznikajú plány organizácie.
• Proces plánovania je procesom postupného ujasňovania východísk a zámerov, špecifikácie cieľov a zdrojov, posúdenie predpokladaných činností a postupov. Plánovanie je proces iteračný, analytický a sociálny.

Prednosti a nedostatky plánovania

Medzi základné prednosti plánovania patrí:

– umožňuje podniku pripraviť sa na možné zmeny v budúcnosti

– vedie k lepšiemu využitiu výrobného zariadenia a zdrojov podniku

– vytvára nástroj pre kontrolu – plánmi sa stanovuje termín začatia a ukončenia práce

Medzi základné nedostatky plánovania patrí:

– pre malé firmy je plánovanie veľmi nákladné

– vyskytuje sa aj psychologický problém, nakoľko sa podniky viac starajú o prítomnosť ako o budúcnosť

– plánovanie je limitované presnosťou informácií

– plán je hotový po časovom limite, na ktorý sa vzťahoval

– plánovanie nezahŕňa všetkých pracovníkov, ktorí budú ovplyvnení plánmi

Ciele

• sú budúce stavy, ktoré chceme dosiahnuť k určitému vymedzenému termínu. Majú byť vecne vymedzené (jasne vymedzený obsah, musí byť jasné do akej oblasti sú orientované), kvantifikovateľné (merateľné) a časovo vymedzené (musí byť presne vymedzený časový okamih, ktorému sa má cieľ splniť).
• Cieľ podniku je veličina, ktorá vypovedá o takom budúcom stave podniku, jeho vstupoch, výstupoch a transformačnom procese, ktorý sa má dosiahnuť a ktorý možno vyjadriť kvalitatívnymi a kvantitatívnymi ukazovateľmi.
• Každý účastník v úlohe subjektu rozhodovania o cieľoch podniku prináša do ich formulácie svoj záujmový vklad a výsledok rozhodovacieho procesu potom môže predstavovať určitý záujmový kompromis medzi všetkými účastníkmi.
• Pri tvorbe cieľa podniku majú významné postavenie manažéri, ktorým ide o uplatnenie ich profesionality a prestíže.
• Do procesov tvorby cieľa vstupujú aj zamestnanci prostredníctvom odborov, v záujme zohľadnenia okrem ekonomického aj sociálneho obsahu.

Najčastejšie sa vyskytujúce ciele v podniku:

• maximum dlhodobého a krátkodobého zisku,
• vysoká kvalita produktov,
• spokojnosť zamestnancov,
• byť prvým na trhu,
• byť stabilnou organizáciou, a iné.

Plán a druhy plánov

Plán teda môžeme definovať ako manažérmi vypracovaný program postupu, ako sled vzájomne previazaných aktivít (činností, krokov) vedúcich k tomu, aby stanovené ciele boli uskutočnené v stanovenom čase a v požadovanej kvalite. Manažérske rozhodovanie (a to nie iba o pláne) predstavuje súbor činností spájajúcich účel a poslanie organizácie a jej dlhodobý zámer (stratégiu) s cieľmi a plánmi postupu, s organizáciou úloh jednotlivých riadených subjektov a ich činností. Plán môže mať rôzne podoby, záleží od toho, či je spracovávaný na dlhšie či kratšie obdobie, či ide o východiskový dokument, alebo o plán čiastkových úloh jedného pracoviska.

Druhy plánov:

1. ročný plán – charakterizuje aktuálnu trhovú situáciu, ciele a marketingovú stratégiu, program realizácie, rozpočet a kontrolu na obdobie jedného roka; využíva sa na koordináciu marketingových aktivít s výrobou, financovaním a ostatnými činnosťami podniku

2. dlhodobý plán – obsahuje dlhodobé ciele, najmä marketingové stratégie na ich dosiahnutie a požiadavky na zdroje; každoročne sa prehodnocuje a aktualizuje

3. strategické plánovanie – predstavuje výber stratégie pre dlhodobé prežitie a rast firmy. V najvšeobecnejšom ponímaní je strategické plánovanie vlastne spôsob, akým daná ekonomická jednotka využíva svoje zdroje k úspešnému vstupu svojich výrobkov, či služieb na trh.

Úrovne plánovania:

1. plánovanie podniku ako celku – realizuje sa na úrovni vrcholového manažmentu a je súčasťou vrcholového plánovacieho systému. Korporatívne plánovanie zahŕňa plánovanie organizácie ako celku, ale nie plánovanie celej organizácie. Ovplyvňuje celkovú štruktúru organizácie do budúcnosti. Plán je zostavený za podmienok neurčitosti.
2. plánovanie jednotlivých organizačných jednotiek – ide o plánovanie jednotlivých divízií alebo oddelení. Vychádza z korporatívneho plánu, pričom sa zvyšuje jeho podrobnosť. Taktiež ho realizuje vrcholový manažment.
3. funkčno-operačné plánovanie – pri tomto plánovaní sa vytvárajú plány jednotlivých funkčných oblastí. To znamená, že sa tvoria plány výroby, marketingu, financií… Tieto plány sa vytvárajú na strednej úrovni manažmentu.
4. plánovanie projektov – je zamerané na finančné plánovanie investičných projektov. Vytvára sa podrobný plán pre daný projekt, pričom sa zameriava na kapitálové výdavky a príjmy z investícií.
5. plánovanie úloh – cieľom je naplánovať úlohy, ktoré svojim obsahom prispejú k realizácii plánu, prostriedky a cesty k ich dosiahnutiu.
6. plánovanie náhodných udalostí – každý plán by mal počítať s náhodnými udalosťami a preto je potrebné do plánu zahrnúť aj tieto možnosti.

Proces plánovania

1. stanovenie podnikových cieľov – je potrebné uskutočniť na začiatku plánovacích činností

2. vypracovanie zoznamu alternatívnych ciest na dosiahnutie stanovených cieľov – jedným z organizačných cieľov by malo byť, aby manažér vypracoval zoznam účinných alternatív na dosiahnutie a obohatenie podnikových cieľov

3. rozvíjanie úsudkov, na ktorých je založená každá alternatíva – flexibilné využitie každej jednej alternatívy v záujme dosiahnutia podnikových cieľov je určované úsudkami alebo predpokladmi, na ktorých sú tieto alternatívy založené. Ako príklad 2 alternatívy zvýšenia zisku: zvýšením predaja pôvodne poskytovaných výrobkov, produkovaním a predajom kompletne nového výrobku.

4. výber najlepšej alternatívy – hodnotenie alternatív musí zahŕňať hodnotenie úsudkov, na kt. je založená každá alternatíva.

5. rozvíjanie plánov na sledovanie vybranej alternatívy – po uskutočnenom výbere alternatívy manažér začína rozvíjať stratégiu (dlhodobého rangu) a taktiku (krátkodobého rangu) podnikových plánov.

6. uskutočňovanie plánov – vypracované plány začínajú fungovať. Pozitívne zvolený prístup k funkcii podnikového plánu je založený na dlhodobom a krátkodobom usmerňovaní organiz. aktivít.

Hlavný význam plánovania

• Určuje ciele, činnosti a zdroje potrebné k realizácii, vytvára organizačné predpoklady pre implementáciu zámerov do činnosti jednotlivých zložiek.

• Umožňuje identifikáciu budúcich príležitostí, anticipáciu a definovanie rizík, umožňuje vyhnúť sa im.

• Určuje rozsah úloh, zabezpečuje ich previazanosť podľa úrovne riadenia a podľa jednotlivých pracovísk, umožňuje ich rozpracovanie do čiastkových úloh, orientuje na ne ďalšie rozhodovacie procesy.

• Zjednocuje úsilie manažérov a nimi riadených skupín, koordinuje zamestnancov na jednotlivých úrovniach a pracoviskách zjednocuje ich na dosahovanie cieľov (najmä, keď sa sami podieľali na ich

vytváraní).

• Umožňuje rozvíjať intelektuálnu aktivitu manažérov a ďalších tvorivých pracovníkov, rozvíja systematické myslenie a umožňuje rozvíjať ich schopnosti pracovať s informáciami.

• Rozvíja schopnosť anticipácie, schopnosť uvažovať o súčasnosti z pohľadu budúcnosti, pripravenosť na prácu v budúcich podmienkach.

• Zodpovedne vypracovaný plán umožňuje realizáciu potrebných zmien v organizácii, najmä keď sa zmena očakáva vo vzdialenejšej budúcnosti, zabezpečuje pripravenosť na zmenu a na včasné reagovanie na predvídané hrozby i príležitosti.

• Plán určuje očakávané správanie a to sa vlastne stáva štandardom výkonnosti, čo umožňuje hodnotiť výkon podľa jasných kritérií a vhodne motivovať zamestnancov.

Vplyv životného cyklu organizácie

Plánovanie nemá po celý čas životného cyklu organizácie (podniku) nemennú podobu. Na začiatku prevažuje skôr direktívne plánovanie na kratšiu dobu, v prípade stabilizácie sa uprednostňuje dlhodobý plán, v prípade predpokladania výskytu krízových situácií sa posilňujú direktívne

prístupy. Pripravujú sa krízové plány, či rôzne typy havarijných plánov, ktoré sa síce môžu pripravovať s predstihom, ale predpokladá sa krátky čas ich uplatnenia (obdobie riešenia krízovej situácie do nabehnutí normálnej činnosti). Plány by sa mali po určitom čase prehodnocovať a aktualizovať.